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Gestion des notes de frais : les 5 erreurs les plus fréquentes

La gestion des notes de frais est un défi quotidien pour de nombreuses entreprises. Entre les justificatifs manquants, les dépenses non validées et les erreurs de calcul, les pièges sont nombreux. Pourtant, une mauvaise gestion de ces frais peut coûter cher à une entreprise, tant en termes financiers qu’en termes de temps. Voici les 5 erreurs les plus fréquentes dans la gestion des notes de frais.

1- Un justificatif absent ou non valide

 Chaque dépense professionnelle doit être justifiée par un document officiel. Une facture, un reçu ou un ticket mentionnant le nom de l’établissement, sa raison sociale, son adresse ainsi que la date de la dépense est obligatoire pour que la note de frais soit remboursée par l’employeur. 

Cependant, il n’est pas rare que des employés perdent ces justificatifs, surtout lors de déplacements. Un justificatif manquant signifie souvent que la dépense ne sera pas remboursée, ce qui peut entraîner des frustrations pour les salariés. De plus, sans justificatif, l’entreprise ne peut pas récupérer la TVA sur cette dépense. 

Pour éviter cela, la meilleure solution est d’équiper ses salariés d’une application de notes de frais sur mobile qui permet de scanner et de sauvegarder instantanément les justificatifs. 

2- Une dépense non validée en interne 

La validation interne des dépenses est un processus indispensable dans la gestion des notes de frais.  

Souvent, les erreurs surviennent lorsque les dépenses ne sont pas correctement validées par les managers. Cela peut se produire en raison d’un manque de communication ou d’une mauvaise compréhension des politiques de l’entreprise

Une dépense non validée peut entraîner des retards de remboursement et compliquer la comptabilité. Pour éviter ces problèmes, il est important de mettre en place un processus de validation clair et structuré, voire de l’automatiser, lorsque cela est possible. 

3- Un montant disproportionné 

Il est important de respecter les plafonds d’exonération de charges sociales dans la gestion des notes de frais. L’URSSAF a fixé des plafonds pour chaque type de dépense dans le cadre des remboursements au forfait.  

Dépasser ces plafonds implique de s’acquitter des cotisations sociales correspondantes, sinon, vous risquez un redressement fiscal pour non-paiement des cotisations. De plus, si les montants des notes de frais semblent excessifs, l’administration fiscale peut requalifier ces dépenses en avantages en nature, assujettis aux cotisations sociales. 

Cela peut entraîner des charges supplémentaires tant pour l’entreprise que pour le salarié. 

4- Une note de frais présentée en double  

La présentation en double d’une note de frais est une erreur courante qui peut compliquer la gestion comptable

Cela se produit souvent par inadvertance, lorsque les employés soumettent deux fois la même dépense. Les doublons peuvent entraîner des remboursements excessifs et des incohérences dans les comptes

Pour éviter ce problème, pensez à utiliser des logiciels de gestion des notes de frais qui automatisent la détection des doublons et assurent une vérification efficace des dépenses soumises. 

5- Une fausse note de frais 

 La soumission de fausses notes de frais est un problème qui peut sérieusement affecter l’intégrité financière de l’entreprise. Les fraudes incluent la déclaration de dépenses personnelles comme professionnelles ou l’exagération des montants dépensés. 

Ces pratiques peuvent entraîner des sanctions légales sévères et des pertes financières non négligeables pour l’entreprise. 

Pour prévenir ce type de fraude, il est important de mettre en place des contrôles rigoureux et d’utiliser des outils de gestion des notes de frais pour vérifier la légitimité des dépenses soumises. 

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